Além de sobreviver em meio a uma tragédia, enfrentar o amanhã não é nada fácil.
A
tragédia que assolou edifícios comerciais no centro do Rio de Janeiro no último
dia 25 de janeiro deste ano reacende a discussão sobre a responsabilidade na guarda
de documentos e arquivos fiscais.
No
prédio comercial que desabou no dia 25 de janeiro deste ano no Rio de
Janeiro havia diversos estabelecimentos de escritórios contábeis. Além dos que
ali trabalhavam não terem mais local onde desempenhar suas funções, muitos empresários
não tinham seguro e ainda, estavam de posse de vários documentos originais de clientes.
O
problema não é tão simples de se resolver. O que havia de documentos fiscais e originais dos clientes? Os arquivos fiscais estavam armazenados apenas nos
computadores locais ou estavam armazenados em um datacenter ou em outro local seguro?
É
um grande risco trabalhar e circular com documentos originais. Dai a
importância da digitalização e também de manter arquivo fiscal hospedado em local seguro, podendo ser em um HD externo ou em um
datacenter.
Os
empresários contábeis trabalham com diversos documentos e arquivos de clientes.
Se
os escritórios que estavam estabelecidos nos edifícios que ruíram não tiveram
todas as precauções, terão de enfrentar grandes desafios, pois a perda de documentos
e arquivos fiscais vai também impactar na atividade dos seus clientes.
É
preciso no dia a dia estabelecer e praticar procedimentos que reduzam a quase
zero os impactos e riscos de episódios como este.
No
mercado, já existem diversas empresas que digitalizam e armazenam documentos (datacenter).
Este serviço tem facilitado o dia a dia de várias atividades, principalmente
das empresas de serviços contábeis.
Algumas
empresas com pequeno movimento, mantém arquivos gravados em HD externo e
as que possuem maior volume já preferem fazer uso dos serviços de datacenter.
Datacenter = Centro de Processamento de
Dados (CPD) é o local onde são concentrados os equipamentos
de processamento e armazenamento de dados de uma empresa ou organização.
Se
a sua empresa ainda não implantou nada para evitar transtornos como este, comece
já a pensar e agir.
Texto elaborado por
Jô Nascimento, em 29 de janeiro de 2012.
As cópias são
permitidas, desde que informe a fonte de pesquisa.
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